Em primeiro lugar, temos que definir quais são os passos do workflow (se haverá autor, editor, controle de edição, tradutor etc).
Depois, se definirá que usuário poderá realizar cada tarefa. Para isso, a cada usuário será atribuído um papel. Para os papéis de workflow, também será necessário definir com cada papel (por exemplo: autor) sobre que tipos de conteúdos poderá realizar essa tarefa.
Por exemplo, um autor poderia ter permissão para inserir Notícias, mas não para inserir Relatórios (sendo esses dois tipos de Tipos de Conteúdos).
Os passos são os seguintes:
1) Atribuir ao usuário seu papel
2) Selecionar o papel, atribuir a que grupo de usuário pertence (por exemplo: área da empresa a que corresponde).
Deste modo, ficará definido para cada usuário que tarefa realizará e sobre que tipo de conteúdo.